Conocer la situación actual de tu empresa es crucial a la hora de tomar decisiones estratégicas.
El Cuadro de Mando es la herramienta idónea para llevar un control y un seguimiento de la evolución de la compañía, tanto a nivel global como en particular cada uno de los departamentos, incluso puede ser utilizado a nivel de cada proceso o proyecto, dependiendo de cada empresa.
Originalmente, la idea del Cuadro de Mando fue publicada en los años 90 en un artículo de la revista Harvard Business Review. Sus autores, Robert Kaplan y David Norton, querían plantear una herramienta para los gestores de negocios, la cual permitiera hacer un seguimiento de la empresa más allá de los indicadores económicos habituales.
Los Cuadros de Mando ofrecen una visualización intuitiva de los indicadores empresariales para aquellos perfiles de usuarios responsables de monitorizar, controlar y gestionar los procesos de negocio, y pueden ser personalizados para cada área de competencia (finanzas, ventas, marketing, RRHH, TI…)
Con diseños eminentemente gráficos y visuales, están dotados de una gran capacidad de alerta. En ellos se reflejan los indicadores de cumplimiento, evaluación, eficiencia y eficacia, por lo que ofrecen una visión completa de la organización y su rendimiento.
Un Cuadro de Mando está configurado por KPIs acompañados de una representación gráfica, de esta forma se puede acceder a la información de manera muy visual y ágilmente. Este tipo de herramienta permite optimizar los procesos de toma de decisiones tanto estratégicas como tácticas.
Para implantar y confeccionar un Cuadro de Mando para cualquier área de nuestra compañía, lo primero que debemos decidir es cúales son los KPIs o indicadores que nos van a ayurdar en nuestra gestión, y que reflejen fielmente la situación y el camino que está tomando la empresa.
La clave radica en saber centrarse en los aspectos clave, simplificando lo máximo posible los contenidos expuestos.
Cuadro de Mando (dashboard) y Cuadro de Mando Integral (balanced scorecard)
Es muy común, por su traducción tan parecida en español, confundir ámbos términos.
Un Cuadro de Mando es aquella herramienta que recoge los KPIs de un proceso o área concreta de la empresa, haciendo seguimiento en tiempo real de su evolución. Un Cuadro de Mando Integral recoge el conjunto de la compañía, y está alineado con la misión y objetivos globales.
Si el Cuadro de Mando Integral se ocupa de mapear objetivos de negocio, definir y alinear los KPIs con aquéllos y terminar definiendo un plan de acción; en el caso del Cuadro de Mando se trata de identificar las metas específicas y las métricas que se emplearán y diseñar una interfaz visual que permita hacer un seguimiento regular del rendimiento.
El dashboard informa a los usuarios de lo que están haciendo y el balanced scorecard les dice lo bien que lo están haciendo.
Contenido de un Cuadro de Mando Integral (CMI)
Para que un CMI sea útil y funcional debe ser sencillo, como ya hemos indicado, visual y adaptado y personalizado a cada compañía y área, según los objetivos y resultados buscados.
No obstante, y aunque existen muchas variaciones, la versión original sigue plenamente en vigor, e incluye cuatro ámbitos o perspectivas de seguimiento, que fueron planteadas como esenciales:
Perspectiva financiera: En esta parte se han de consignar aquellos indicadores que miden la creación de valor de la empresa. Es habitual incluir ratios como el ROI, el flujo de caja o el ratio de endeudamiento.
Perspectiva del cliente: Este ámbito alude a la situación de la empresa dentro del mercado en el que opera. Algunos de los indicadores más útiles son la cuota de mercado, la comparativa con la competencia, el número de reclamaciones y los ratios de fidelización.
Perspectiva de calidad: Operaciones, gestión de clientes, proveedores, innovación, recursos humanos, responsabilidad social corporativa, etc. en función del tipo de negocio. Se pueden incluir indicadores de calidad, costes de producción, introducción de nuevos productos o servicios, etc.
Perspectiva de RRHH: Influye directamente en la capacidad para retener a los mejores empleados y generar mayor valor en los productos o servicios. Se incluyen los planes de formación y carrera, el coaching , etc.
Conclusión
La función principal de los Cuadros de Mando es optimizar el proceso de toma de decisiones en los diferentes ámbitos de la compañía, tanto a nivel operativo como de la dirección, tanto en ámbitos tácticos como estratégicos.
Por ello deben ser visuales, fácilmente interpretables y cuyo contenido haya sido estratégicamente seleccionado teniendo en cuenta los objetivos de la empresa.
Los indicadores que forman el Cuadro de Mando servirán para evaluar rápidamente la gestión, compararte con tus competidores, detectar amenazas u oportunidades, y saber dónde puede existir un problema o incidencia sobre el que actuar.