El Comité de Dirección o Steering Committee es un organismo fundamental en la empresa. Es el equipo directivo y tiene como principal misión proyectar la empresa hacia el futuro, orientándose a la consecución de los objetivos y asegurar la continuidad y crecimiento de la empresa en el largo plazo.
Tiene una triple finalidad:
- Desempeñar una labor asesora y consultiva de la dirección general.
- Coordinar las actividades de las diferentes áreas o departamentos de la empresa.
- Establecer las pautas de una dirección participativa y con capacidad de delegar.
FUNCIONES
Es el órgano desde el que se deben tomar decisiones viables y sostenibles en el corto, medio y largo plazo. De manera que los principales aspectos que debe abordar son, entre otros:
Fijar claramente el marco estratégico de la empresa (misión, visión, valores, cultura y las líneas estratégicas) y asegurarse de que todas las decisiones son coherentes con el mismo.- Crear una estructura organizativa que responda de forma eficiente a los objetivos marcados.
- Definir estrategias a nivel operativo, encaminadas a la consecución de objetivos, hacer un seguimiento periódico de su grado de cumplimiento y evaluar los resultados obtenidos.
- Proponer medidas correctoras en el caso de producirse desviaciones entre los resultados y los objetivos establecidos.
- Realizar propuestas de mejora e inversiones.
- Evaluar y analizar el desarrollo de determinados proyectos y planes específicos.
- Alinear estrategias y acciones entre las diferentes áreas de la empresa.
- Homogeneizar la metodología en la gestión de proyectos.
Fijar claramente el marco estratégico de la empresa (misión, visión, valores, cultura y las líneas estratégicas) y asegurarse de que todas las decisiones son coherentes con el mismo.¿Qué benecios supone un comité de dirección para el equipo directivo?
Dentro del comité de dirección, los miembros del equipo directivo participan del diseño de la estrategia y las decisiones globales de la empresa. Esto les permite involucrarse en los proyectos haciéndoselos propios y facilita el desarrollo del sentido de pertenencia.
Las citas periódicas del comité de dirección también ofrecen la posibilidad a los directivos de las diferentes áreas de conocer el desarrollo del resto de departamentos de la empresa.
Para que el Comité de Dirección funcione y sea eficiente, ha de alcanzar y superar una serie de fases, lo que significará unos buenos resultados para la empresa.
Confianza
Gestión de conflictos
Compromiso con los objetivos
Rendir cuentas
Agenda del equipo.
Aunque en la práctica el papel del Comité de Dirección es complejo, los dos principios básicos por los que debe funcionar son simples:
- Dirección estratégica
- Apoyo a la Dirección del proyecto
Por lo tanto, un comité de dirección comprende típicamente altos directivos que tienen un interés personal en el resultado del proyecto.
Dirección estratégica
Normalmente, los miembros de un comité de dirección se seleccionan porque ocupan posiciciones en una organización con la capacidad y la autoridad para tomar decisiones estratégicas.
La presidencia del Comité de Dirección recae en el promotor del Proyecto. Esto es de la mayor importancia, ya que de vez en cuando será necesario que el presidente del comité directivo deba tomar decisiones que van en contra de la opinión de algunos (o incluso todos) de los otros miembros del Comité de Dirección. Un Comité de Dirección también tiene tomar decisiones en los puntos clave de gestión durante la vida del proyecto. En teoría, esas decisiones pueden ser tan significativas como el cierre prematuro del proyecto.
Históricamente, las reuniones del Comité Directivo mensuales han sido el foro en el que el director de proyecto presentaba un informe sobre la marcha. Este seguimiento puede llevarse a cabo de manera más eficiente a través de correo electrónico sin la demanda de tiempo (y el costo asociado y no productiva) de los altos directivos y el director de programación. Este enfoque de mejores prácticas ha demostrado que funciona muy bien cuando está apoyado por un proceso adecuado para la escalada de los problemas fuera de tolerancia permitida (Tolerancia – la flexibilidad concedida al gestor de proyecto de +/- variaciones).
En grandes proyectos con duraciones estimadas (normalmente) más de dos años, el informe mensual también cuenta con una previsión de los últimos tres meses, que se actualiza cada mes, para proporcionar una referencia futura significativa para los miembros del Comité de Dirección.
Apoyo a la dirección del proyecto
El Comité Directivo apoya activamente el director de proyecto, pero, paradójicamente, esta función es normalmente mal entendida o simplemente se pasa por alto en muchas organizaciones.
Con demasiada frecuencia, debido a la importancia de un proyecto, el Comité Directivo busca un grado de control que debe residir en las manos del director del proyecto, con el resultado de supervisar la “micro-gestión”, a través de la “reunión mensual».
Los miembros del Comité Directivo deben proporcionar apoyo activo al Gestor del Proyecto para garantizar que los recursos se ponen a disposición en caso necesario, sobre todo en una organización “matriz” donde los recursos humanos claves residen dentro de las funciones y sólo son “prestados” a proyectos.
Los miembros del comité de dirección responsables de tales funciones y deben utilizar su posición e influencia para ayudar al Gerente de Proyecto para superar los obstáculos que el enfoque de la matriz crea, por ejemplo, cuando surge un conflicto entre el proyecto y las prioridades funcionales, por lo general es la función que prevalece.
Referencias
Fases para construir un Comité de Empresa